Documento de depreciación.

El proceso de depreciación de los Activos Fijos de una empresa o entidad, es uno de los más importantes y complejos, por esa razón se creó un tipo de documento específico para ello.

El tratamiento de este proceso en el Subsistema, presenta las siguientes características:

1. Como base para el cálculo se toma la cantidad de días del ejercicio contable y los días a depreciar no son más que los días transcurridos entre la última depreciación y la fecha actual del sistema.
2. El cambio de periodo no está sujeto a la depreciación de los activos. A diferencia de otros sistemas de Activos Fijos, en éste no se cambia de periodo cuando se realiza la amortización.

Por lo que se puede hacer en cualquier momento y no necesariamente tiene que ser el último documento del periodo.

Como lograr este proceso o documento:

1. Una vez que se haya iniciado el procesamiento, se deben definir los por cientos de cada centro de costo a amortizar por periodos, en la opción de “ciclos de amortización” de la barra de menú Proceso, o presionando el botón de la Barra de Herramientas del Sistema. Este paso es imprescindible, sobre todo si se trata de una entidad que posea producciones o servicios cíclicos, pues este por ciento se tomará para la realización del cálculo.

2. Tener definido un concepto de documento del tipo “Amortización” en Codificadores/Conceptos

3. Efectuar el cálculo por la opción Amortizar de la barra de menú Proceso o presionando el botón de la Barra de Herramientas del Sistema.

Este documento se puede realizar diariamente o una sola vez por periodo, en dependencia de como esté declarado en la Configuración del sistema. Si está declarado “diario”, el Subsistema no controlará la realización del mismo en el periodo, esta opción es recomendada para las empresas que amortizan en un periodo dado o las que lo hacen diariamente. Si está configurado el primer o último día del periodo, el Subsistema chequeará que se realice y será de carácter obligatorio la ejecución del mismo en la fecha dada y se controlará por la opción de cambiar fecha de procesamiento del menú Sistema. Esta es la configuración más recomendable para todas las empresas que deprecian una vez en cada periodo. El documento mostrará de tres formas el desglose de la depreciación o reparación capital, si esta última también se incluyera, como ocurre en algunas entidades, las mismas son:

1. Desglose de activo: Es la depreciación y reparación capital del periodo por cada activo fijo.
2. Consolidado por área: Es el consolidado de la depreciación y reparación capital por áreas de responsabilidad.
3. Consolidado por centro de costos: Es el consolidado de la depreciación y reparación capital por centro de costo.

La información resultante del proceso anterior no podrá modificarse. Si se tiene configurado más de un método de amortización, en el documento se mostrará por separado el resultado de cada uno de ellos. Los que tengan el método por unidades de producción, deben capturar la producción real del mes para cada activo perteneciente a dicho método y posteriormente proceder a calcular la depreciación, presionando el botón de la Barra de Herramientas del documento. Si en la configuración del Subsistema está previsto que se aporta la depreciación al presupuesto del estado y éste está vinculado con el Subsistema de Finanzas, en el proceso de confirmación del documento de depreciación, se realizarán las obligaciones de finanzas. La contabilización de este tipo de documento está muy ligada a la configuración de la unidad o empresa.