Error en suma de control
Facturando con recargo o descuento comercial

Al registrar una factura, se debe al momento de asociar un recargo o descuento comercial hacer uso de las columnas % R/-D o V R/-D. La primera permite vincular una valor en por ciento, en caso de estar positiva es Recargo y si el valor el negativo es Descuento; así mismo en la segunda columna lo que se detalla directamente el  importe. Es importante señalar que una opción excluye a la otra.

 

Facturación Versat

YHD

¿Cómo generar una hoja de inventario físico?

En la actividad Almacenes y Custodios, debe seleccionarse a la derecha el almacén objeto de inventariar, asegurándonos de tener seleccionado abajo la categoría del mismo.  

Seleccionado los productos a contar mediante los criterios de selección; filtrando por ciento y fecha de existencia (la fecha que se elige debe ser un día después de la existencia que se desea contar); que además de estos criterios también se pueden ayudar de descripción, ubicación o subcategorías. 

Dando clic derecho sobre los productos filtrados en Crear hoja de inventario; la que posteriormente ofrece 3 tipos de impresión: hoja de trabajo, documento y diferencias. Siendo la hoja de trabajo, la diseñada para que el almacenero haga el conteo a ciegas y posteriormente se registre en el sistema. 

Procediendo a validar el inventario físico, el cual puede tener diferencias o no. En caso de tener diferencias comprobadas este proceso permite generar documentos de ajustes por Sobrantes y Faltantes, a partir de las diferencias en el conteo. 

Si al validar el inventario el mismo estuviese conciliado, se muestra el estado Ok, el cual queda guardado al Terminar el mismo. Facilitando su impresión en la vista documento.

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¿Qué puedo hacer cuando los complementos de Excel no me cargan información?

Una vez instalados los Complementos del VERSAT la interfaz de trabajo con la que el usuario debe interactuar es precisamente el Microsoft Excel, con un menú incorporado que permite:

Conectarse: Cuando se ejecuta esta opción inmediatamente se presentará una ventana para que pueda autentificarse, y de esta manera poder otorgarle permisos para trabajar con la Base de Datos, por tanto es necesario que su nombre se encuentre declarado como Usuario del Sistema.

Como resultado de la conexión se incorpora al Excel una Barra de Filtros, que contiene cajas de selección para Ejercicio, Periodo y unidad(es) respectivamente, la utilización de estas cajas de diálogo es muy práctica, puesto que un mismo diseño de reporte nos puede servir en diferentes instantes de tiempo para mostrar información de diferentes ejercicios, períodos y unidades.

Además como resultado de la conexión, también se incorpora un submenú, que permite incorporar las funciones a través de un “Asistente”, que le ayudará a escoger las distintas funciones con sus parámetros según se desee, el submenú incorporado tiene a su vez otro submenú donde se incorporarían las distintas categorías como Contabilidad y Costo, Planificación, Inventario, Finanzas, etc.

Restablecer Conexión: La opción de reconexión se ejecuta cunado se cae la conexión y se desea restablecerla sin salir del Excel, los parámetros que se utilizan son los mismos que se utilizaron para la conexión, empleándose la misma ventana.

En caso que este proceso no fluya cargando desde la base de datos la información codificada puede deberse a las siguientes cuestiones:

  1. Debe tener instalado una versión de Microsoft Excel a 32bit.
  2. En caso de contar con ello, debe copiarse en la carpeta (XLSTART) ubicada en la carpeta de instalación del Microsoft Office, las funciones del Versat que permiten capturar los datos.
  3. Otra cuestión a tener en cuenta es revisar en el acápite Datos de la barra de herramientas del Excel, Editar vínculos, donde se debe actualizar el origen de los datos. 
Desactivar trabajador por Baja de la Institución

Desactivar Trabajadores

Debe cliquearse en el panel azul de la izquierda el apartado Trabajadores, buscar el que se desea desactivar y dar clic derecho Eliminar (el sistema por motivos de seguridad y mantener un histórico, nunca elimina las entradas asociadas a datos). De esa acción emerge una ventana que sugiere que no puede eliminar, pero que es posible desactivar dando las opciones de Aceptar o Cancelar.

Invalidante para desactivar Trabajadores

Si el trabajador, mantiene vacaciones pendientes a liquidar el sistema no permite desactivarlo. Aunque al acumular tiempo e importe que suma al submayor en el propio mes que se ejecuta un pago, es posible liquidarle las vacaciones en el último mes de su nómina, sin necesidad de esperar a ala apertura del próximo.

Tener en cuenta

Revisar antes de desactivar el trabajador, que este no tenga ninguna obligación pendiente de pago o cobro. Pues el sistema de Nómina facilita su desactivación aún cuando tenga registros en el módulo Finanzas pendientes. 

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Revaluación de valor y depreciación en AFT

Revaluar un activo fijo en 3 pasos

A nivel empresarial, se cliquea Sistema - Codificadores - Conceptos; adicionando mediante la tecla F2 o el signo de + un nuevo concepto. Detallando una descripción y seleccionando los tipos de documentos Modificación al Valor y Modificación de Reposición, según corresponda.

Recordar dar siempre a la tecla ENTER, para bajar al nivel inferior y asegurar que se guarden los cambios en la base de datos.

Luego se cambia al nivel de unidad contable, cliqueando en la barra de herramientas Procesos - Comprobantes Contables. Creando un nuevo tipo de comprobante con la tecla F2 o el icono de la hoja en blanco, detallando la descripción (la cual será el comentario en el documento generado a la Contabilidad).

Seleccionando este nuevo tipo de comprobante e incluyendo los nuevos criterios de conceptos mediante la tecla F2. 

Ejecutando el concepto en  Movimientos, que se visualiza en el panel azul. Dando clic derecho y seleccionado los conceptos creados.

Los que permitirán seleccionar la cuenta de contrapartida y buscar el activo a ajustar, y digitar el nuevo valor por revaluación. Culminando este proceso guardando el documentos y confirmándolo mediante clic derecho Confirmar.

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¿Cómo cambiar descripción y unidad de medida de un producto?

Este ajuste se realiza en el módulo configuración

El cambio de descripción o unidad de medida, solo se hace efectivo a un producto que no ha sido objeto de movimientos en el Inventario.

Para ello desde el módulo Configuración, se va a la actividad Productos, bajando en los niveles del producto hasta el último (Grupo-Familia-Subfamilia u otra estructura organizativa).

Una vez seleccionado el último nivel, se muestra a la derecha los productos vinculados a esta estructura; editando ahí la descripción o seleccionado la nueva unidad de medida.  

Esta guía también permite adicionar o eliminar productos del clasificador.

Cambio descrip-um

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¿Cómo salvar la base de datos del Versat?

Ir a la barra de herramientas Sistema - Salvar Datos.

En el botón con tres puntos (...) buscar el directorio donde se desea guardar el fichero salva de la base de datos, asignado un nombre al fichero.

Presionar el botón, asegurándose que la salva fue efectiva mediante el cartel "La salva termino satisfactoriamente" o verificando que el fichero generado tenga en sus propiedades tamaño en disco.

¿Cómo cambiar la cuenta contable asociada a un producto?

En el módulo Inventario, se va al panel de la izquierda y abajo Almacenes y Custodios, el que está dividido en 2 secciones superiores Almacenes/Custodios y Criterios de Selección y una inferior Existencias de Productos

En la sección de la izquierda se selecciona el almacén que contiene el producto, y mediante los criterios de búsqueda de la sección derecha se deja el producto o los productos objetos del cambio de cuenta filtrados abajo.

Asegurándonos de tener marcado la categoría del almacén, se da clic derecho sobre la sección inferior en Cambiar Cuenta de Inventario.

Seleccionando la nueva cuenta y cliqueando en Aceptar, que ejecuta automáticamente 2 documentos (Entrada y Salida), acreditando la cuenta anterior y debitando la nueva cuenta de inventario asociada al producto.

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Cambio Cta Inv
Error al confirmar un documento primario: No esta asociado a un Tipo de Comprobante

Es común que luego de crear conceptos nuevos de documentos primarios en los módulos AFT, Inventario, Nómina y Finanzas; se muestre un error al confirmarlos por primera vez.

Para solventar este error, se debe ir a la barra de herramientas del módulo en cuestión y dar clic en Procesos – Comprobantes. Donde se abre la ventana Comprobantes de Operaciones, que es donde se configura la descripción del comprobante que se genera en el módulo Contabilidad asociado a los documentos primarios creados desde el módulo origen en los diferentes estados (Confirmación, Ajuste, Cancelación)

Comprobante de Operacion

Cliqueando en el tipo de comprobante a la izquierda o en sus efectos creando un nuevo tipo de comprobante mediante el icono de la hoja en blanco o F2. Una vez seleccionado el tipo de comprobante se incluyen los criterios mediante F2 o clic en icono del circulo azul con signo de +.

Tipos de Comprobantes

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