Buscar:
Mar 27 2022
Contratación en el Versat

Contratos

Con la finalidad de gestionar la relación contratación –facturación el sistema incluye una vista que posibilita al usuario captar la información necesaria para controlar la ejecución de los contratos de acuerdo a 2 variables fundamentales: - El control de la ejecución del monto general del contrato en caso de encontrarse acotado por una cifra monetaria. - Los productos o servicios (a agrupaciones de estos) implicados en el contrato, aun cuando estos estén o no acotados por cifras monetarias.

La operatoria de esta funcionalidad se hará a través de un documento que constara con 4 estados: edición, confirmado, cancelado y ajustado. Donde se captan los siguientes datos generales:

Número: se captara el número del contrato que se desea controlar a través del módulo, este campo admite caracteres dadas las características de la actividad. Entidad: Presionando la lupa se obtendrán las entidades existentes y en caso de conocerse el código este puede ser directamente introducido por el usuario. Fecha Inicial: En este campo se mostraran por defecto la fecha de procesamiento del sistema, no admitiéndose captaciones de fechas inferiores a esta última. Fecha Final: En este campo se muestran por defecto la fecha de procesamiento del sistema no admitiéndose la misma fecha que dé inicio del contrato. Observaciones: Se reflejaran las observaciones que el usuario estime conveniente.

Proceso de facturación

Como resultante de las configuraciones anteriores aparecerá un nuevo campo en la captación de la factura. Este campo no es de uso obligatorio pero si el usuario elige realizar la venta usando un contrato el sistema realizará todas las validaciones de todas las restricciones definidas en la vista contrato.

Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Mar 27 2022
Consultas de AFT

Para generar diferentes listados a partir de preguntas diversas, es necesario utilizar la vista de las consultas de selección (Consultas - Consultas de Selección):

 

  • En la parte izquierda se pueden realizar los filtros en los diferentes atributos (Ejemplo: Listado del Grupo Edificios, seleccionando solo ese tipo de Grupo en el atributo de igual nombre).

 

  • Mientras que en la parte derecha, se seleccionan los atributos a mostrar del filtro detallado a la izquierda.

 

  • Al cliquear Aceptar, se muestra el listado que puede imprimirse o guardarse en diferentes formatos (excel, word, pdf, etc.).

 

Clic para Ampliar
Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Mar 27 2022
¿Cómo depreciar los AFT?

Los activos fijos, puedes configurarse para depreciar de 2 maneras:

  • Diario
  • Mensual

Esto se detalla en Sistema – Configuración.

Se genera el documento de depreciación dando clic en la barra de herramientas en Procesos – Documento de Depreciación.

Una vez, generado el comprobante, se revisa su contabilización y se procede a Confirmar, mediante el clic derecho.

Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Feb 6 2022
Cambio de versión del Plan

Para el cambio a la etapa de desagregación en el módulo de planificación en el Versat Sarasola, vamos al menú sistema luego damos clic en Versiones, ya en esta ventana damos un clic en el ejercicio, aquí se nos muestra la versión del plan, procedemos a hacer una copia del plan que hasta ahora  esta en la etapa de anteproyecto, damos un clic el botón  crear copia de una versión.

Una vez realizada la copia del plan, se procede a cambiar para la etapa de desagregación para ello seleccionamos la versión original y damos clic el botón  cambiar etapa de planificación, automáticamente se mostrará un mensaje explicativo donde además se le propondrá hacer una copia de la versión plan, si ya se hizo la copia seleccionar No. Luego muestra un mensaje sobre la aplicación del cambio de etapa. Chequear que la etapa declarada como oficial es la que voy a desagregar.

Ya en la etapa de desagregación se procede a abrir las proformas captadas anteriormente y comenzar a desagregar el plan.

 

Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Oct 24 2021
Uso del Generador de Expresiones

El Generador de expresiones nos permite conformar una gran variedad de fórmulas que nos serán de utilidad a la hora de recuperar información contable. Dentro de las expresiones permitidas tenemos por ejemplo que podemos obtener el Saldo de la cuenta 919 si utilizamos la siguiente expresión C919, de la misma forma podemos usar E590126 para acceder al saldo de un elemento de gasto en específico. Dentro de las expresiones de un talón también podemos usar sus filas, para ello basta con poner la referencia a la fila en la expresión ej F01+F02 nos sumaria la primera y la segunda fila del modelo. Otro elemento importante a utilizar en las expresiones son los rangos, que nos permiten sumar varios elementos con tan solo especificar el elemento inicial y el final Ej, la expresión R[C916,C919] nos permite obtener la suma del saldo de todas las cuentas comprendidas entre la 916 y la 919. De la misma forma podemos especificar rangos de elementos R[E40000,E49999], de filas R[F05,F010]

  •                 Descripción
    (A) El botón de Rango nos permite incluir en nuestra expresión la suma de un conjunto de valores del mismo tipo Ejemplo la siguiente expresión R[C916,C919] equivaldría a la suma del saldo de las cuentas de la 916 a ala 919
    (B) Nos permite escoger cual elemento añadiremos a la expresión, esto evita confusiones a la hora de conformar expresión
    (C) Los codificadores nos permiten escoger un elemento para incluir en la expresión
    (D) Este botón nos permite ir construyendo la expresión paso a paso.
    (E) Listado de los operadores lógico aritméticos que usaremos en la expresión
    (F) Se muestra la expresión.
    (G) Valida la expresión
    (H) Se cierra el dialogo y se inserta la expresión en la fila y columna seleccionadas
    (I) Se cancela la gestión de expresión
    (J) Al marcar esta casilla repetiremos la misma expresión en toda la fila
Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Oct 24 2021
¿Cuáles son los tipos de documentos que se pueden ejecutar en AFT?

Los Documentos, por su afinidad, se agrupan en cuatro grupos:

Documentos de Altas:

1. Compras.

2. Altas por sobrantes.

3. Otras altas.

Documentos de Bajas:

1. Bajas de Activos Fijos.

2. Ventas de activos.

3. Bajas por faltantes.

4. Otras bajas.

Documentos de Proceso:

1. Carga Inicial.

2. Amortización.

3. Inventarios Físicos.

Documentos de Modificaciones:

1. Cambios de grupo de activos.

2. Cambio de valor de adquisición.

3. Cambio de reposición acumulada.

4. Traslados de áreas de responsabilidad.

5. Traslados de centros de costos

6. Traslados de áreas de responsabilidad y Centros de Costo.

7. Otras modificaciones a los activos.

 

Altas

En este tipo de documento se agrupan una serie de movimientos, los cuales pueden estar provocados por diversas causas, como pueden ser traspasos de otras empresas, traspasos de otras unidades contables, altas por reestructura organizativa, etc. En el encabezamiento del documento las cuentas de contrapartida del documento deben de ser cuentas configuradas en dependencia de lo que se esté realizando para su contabilización. La Barra de Herramientas para este tipo de documento es similar a la descrita en Estructura General. Con la excepción de que se le adiciona el botón, para facilitar y agilizar los traspasos entre las unidades contenidas en el VERSAT – Sarasola, de estar en este caso, (recibir un traspaso de otra unidad del VERSAT) se puede proceder de la siguiente forma.

1. Llenar el encabezamiento del documento.

2. Presionar el botón en la Barra de Herramientas

3. Se mostrará una vista donde se debe seleccionar la unidad que le envió el traspaso, así como el concepto por el cual lo hizo.

4. Buscar el documento al que pertenece el traspaso y dar doble clic sobre él o presionar el botón Aceptar de esta vista.

Los activos que forman parte del documento de traspaso de la unidad emisora pasarán a este documento íntegramente, solo excluyendo las propiedades referentes al área de responsabilidad, cuentas de gastos y centro de costo de los mismos. Se deben modificar estos medios y actualizar estas propiedades. De existir algún movimiento el botón se deshabilitará.

Bajas

Estos tipos de documentos  llevan a gasto el valor residual del mismo agrupando los documentos de baja por obsolescencia técnica, por deterioro, etc. Su estructura es similar a la descrita en estructura de los documentos. Con la excepción de que para este tipo de documento, las cuentas de contrapartida del documento deben ser cuentas de inversión estatal para las bajas de activos de aquellas empresas que no son presupuestadas ni tienen capital propio, las cuales deben de aportar al presupuesto un por ciento del valor residual. Si las obligaciones de aporte al presupuesto se realizan desde este Subsistema, éstas se realizarán automáticamente en el momento en que se confirme el documento.

Modificaciones...

Modificación del grupo

Este tipo de documento pide el Número de Inventario del activo, también se muestra el grupo de activos al que pertenece y se muestra una lista para que se escoja el nuevo grupo. En este tipo de documento no se necesita cuenta de contrapartida, porque las cuentas están asignadas a cada grupo. Otra de las características de este tipo de documento que cambia respecto a los otros es que en el desglose, lo que aparece son las propiedades adicionales que tiene el activo respecto al grupo a que pertenece y se muestra para que se pongan los nuevos valores a las propiedades del nuevo grupo.

Modificación del valor

Aunque el valor de adquisición de un activo fijo no debe cambiar, pueden existir causas o factores que provoquen una modificación de este atributo de un activo (su valor). Para ello se creó este tipo de documento, que tiene en su encabezamiento la misma estructura general de los documentos, las cuentas de contrapartida del mismo, que deben ser cuentas configuradas en dependencia de lo que se esté realizando para su contabilización. En el desglose de los activos se solicita el número de inventario, se muestra el valor anterior y se permite capturar el nuevo valor. Es importante aclarar que el valor total del activo tiene que ser siempre mayor que cero. 

Modificación de la reposición

Al igual que los cambios de valor, ocurren revalorizaciones de los activos y con este propósito se creó este tipo de documento, donde las cuentas de contrapartida del documento deben ser configuradas en dependencia de la operación que se esté realizando, para su contabilización. En el desglose de los activos se pide el número de inventario, se muestra la depreciación acumulada y se permite capturar la nueva depreciación con que se quedará el medio. Es importante aclarar que en este caso la depreciación acumulada del activo puede ser cero.

TRASLADOS...

Traslados de áreas de responsabilidad

Este tipo de documento se conoce como traslado interno y ocurre solo cuando se desea cambiarle el área a uno o varios activos. La estructura del documento es similar a todos, con la particularidad que este documento no requiere de cuentas de contrapartida por no generar operaciones contables en su confirmación. En el encabezamiento del documento se pide el área de responsabilidad origen y el área de responsabilidad destino, donde esta área destino el sistema valida que sea de último nivel, aunque el área origen puede o no ser de último nivel La Barra de Herramientas de este tipo de documento es. Donde:

  1. Si se presiona el botón, muestra un diálogo “Seleccionar Activos” donde aparecerán los activos existentes en el área de responsabilidad origen, a continuación se procede a marcar los activos que desea cambiar de áreas.
  2. Con el botón, eliminamos de los documentos los activos que no deseamos que estén.

Para agilizar la confección de este documento en el diálogo “Seleccionar Activos” se puede filtrar los activos por números de inventarios o descripción del activo, lo cual se realiza de la siguiente forma.

  1. Para buscar por números de inventarios presionar el botón y a continuación escribir el número de inventario a localizar, y presionar el botón .
  2. Para buscar por descripción de activo presionar el botón y a continuación escribir la descripción a localizar, y presionar el botón.

DEPRECIACIÓN...

Documento de depreciación.

El proceso de depreciación de los Activos Fijos de una empresa o entidad, es uno de los más importantes y complejos, por esa razón se creó un tipo de documento específico para ello.

El tratamiento de este proceso en el Subsistema, presenta las siguientes características:

  1. Como base para el cálculo se toma la cantidad de días del ejercicio contable y los días a depreciar no son más que los días transcurridos entre la última depreciación y la fecha actual del sistema.
  2. El cambio de periodo no está sujeto a la depreciación de los activos. A diferencia de otros sistemas de Activos Fijos, en éste no se cambia de periodo cuando se realiza la amortización.

Por lo que se puede hacer en cualquier momento y no necesariamente tiene que ser el último documento del periodo.

Como lograr este proceso o documento:

1. Una vez que se haya iniciado el procesamiento, se deben definir los por cientos de cada centro de costo a amortizar por periodos, en la opción de “ciclos de amortización” de la barra de menú Proceso, o presionando el botón de la Barra de Herramientas del Sistema. Este paso es imprescindible, sobre todo si se trata de una entidad que posea producciones o servicios cíclicos, pues este por ciento se tomará para la realización del cálculo.

2. Tener definido un concepto de documento del tipo “Amortización” en Codificadores/Conceptos

3. Efectuar el cálculo por la opción Amortizar de la barra de menú Proceso o presionando el botón de la Barra de Herramientas del Sistema.

Este documento se puede realizar diariamente o una sola vez por periodo, en dependencia de como esté declarado en la Configuración del sistema. Si está declarado “diario”, el Subsistema no controlará la realización del mismo en el periodo, esta opción es recomendada para las empresas que amortizan en un periodo dado o las que lo hacen diariamente. Si está configurado el primer o último día del periodo, el Subsistema chequeará que se realice y será de carácter obligatorio la ejecución del mismo en la fecha dada y se controlará por la opción de cambiar fecha de procesamiento del menú Sistema. Esta es la configuración más recomendable para todas las empresas que deprecian una vez en cada periodo. El documento mostrará de tres formas el desglose de la depreciación o reparación capital, si esta última también se incluyera, como ocurre en algunas entidades, las mismas son:

  1. Desglose de activo: Es la depreciación y reparación capital del periodo por cada activo fijo.
  2. Consolidado por área: Es el consolidado de la depreciación y reparación capital por áreas de responsabilidad.
  3. Consolidado por centro de costos: Es el consolidado de la depreciación y reparación capital por centro de costo.

La información resultante del proceso anterior no podrá modificarse. Si se tiene configurado más de un método de amortización, en el documento se mostrará por separado el resultado de cada uno de ellos. Los que tengan el método por unidades de producción, deben capturar la producción real del mes para cada activo perteneciente a dicho método y posteriormente proceder a calcular la depreciación, presionando el botón de la Barra de Herramientas del documento. Si en la configuración del Subsistema está previsto que se aporta la depreciación al presupuesto del estado y éste está vinculado con el Subsistema de Finanzas, en el proceso de confirmación del documento de depreciación, se realizarán las obligaciones de finanzas. La contabilización de este tipo de documento está muy ligada a la configuración de la unidad o empresa.

Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Oct 24 2021
¿Inventario físico de activos fijos?

Una de las opciones básicas de este Subsistema Activos Fijos, es la de propiciar todo el proceso de toma y ajustes de los inventarios físicos, que periódicamente se debe efectuar en cada entidad. Con ello se logra el control interno y la confiabilidad de la contabilidad, mediante el chequeo de las existencias y ubicación real de sus activos

El mismo se realiza por esta opción o presionando el botón de la Barra de Herramientas. Pasos para la realización del inventario físico:

1. Seleccionar Hojas de Inventarios: Esta selección se realiza por áreas de responsabilidad, grupos de inventarios o centros de costos y haciendo clic sobre Generar hojas se crea el documento para el Inventario físico.

2. Imprimir Hoja de Inventario: Se realiza presionando el botón Imprimir de la Hoja de Inventario, la misma constituirá la hoja de trabajo para la materialización del conteo físico de los activos en ella relacionados.

3. Marcado de los activos: En la Hoja de Inventario, posterior a su conteo físico, se procederá al marcado de los medios, mediante el botón se podrá marcar (desmarcar) todos los activos de la hoja de inventario.

4. Chequear el Inventario: Se realiza presionando el botón Chequear de esta hoja, propiciando los resultados del mismo, o sea, los posibles faltantes o sobrantes. Si se quiere realizar automáticamente los documentos de faltantes o sobrantes, puede hacerse presionando los botones Altas o Bajas de esta hoja.

Cuando se termina de procesar un inventario y está habilitada la opción de crear automáticamente los documentos por las diferencias en la Configuración del Sistema, estos documentos se crearán automáticamente. Cuando se confirme una Hoja de Inventario, también se procederá a confirmar todos los documentos de faltantes o sobrantes que estén asociados a la misma.

 

Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Oct 24 2021
¿Cómo generar el fichero de acreditación?

Se localiza en la barra de herramienta Trabajadores – Banco – Cajero Automático.

La emisión del fichero para el Cajero Automático se condiciona o bien a la elección de un Periodo de Pago, o bien a la elección de un rango de fechas. Cuando los periodos de pago coinciden con los periodos contables y con los meses calendario entonces ambas alternativas son prácticamente equivalentes.

Se da también la oportunidad de decidir sobre la inclusión o no de cada uno de los conceptos de pago.

Se elige a qué tipo de banco se emitirá el fichero

Se determinará la moneda en la que se está cargando el fichero

Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Oct 24 2021
Generalidades del Subsistema Nómina

El ambiente de trabajo se distribuye en seis vistas que constituyen escenarios de trabajo diferenciados en cuanto a propósitos, funciones, y herramientas de trabajo como barras de botones, menús, asistentes, etc.

Nóminas: Es el escenario en el que se hacen las nóminas. Aquí se definen, se editan, se contabilizan, se muestran y se imprimen todas las nóminas. Proporciona una imagen de archivo histórico con recursos para mostrar e imprimir los documentos de periodos de pago anteriores.

Documentos de Ajuste: Esta vista interactúa con la vista de Nóminas para definir los ajustes que son concebidos como nuevos documentos que se generan simulando modificaciones que corrigen errores de las nóminas. Realmente los ajustes se archivan y se contabilizan como documentos independientes.

Prenóminas: Se utiliza para relacionar el tiempo correspondiente a ausencias, impuntualidades, licencias, subsidios, penalizaciones de trabajo, etc. que incidan en deducciones del tiempo a devengar por cada trabajador. Constituye la base para la elaboración de la Nómina. Puede elaborarse con periodicidad: semanal, quincenal o mensual, en dependencia de los períodos de pago establecidos por cada entidad. Desde aquí son generadas las nóminas por personal de Contabilidad, quien las transfiere a las nóminas, añade las retenciones y hace el resto del proceso hasta confirmar, contabilizar e imprimir los documentos definitivos.

Trabajadores: A Nivel Empresarial muestra todos los trabajadores de la entidad declarados en el Subsistema de Configuración y establece relaciones de pertenencia a las unidades a través de la asociación con las áreas. En el Nivel de Unidad muestra sólo los trabajadores que le pertenecen a la unidad activa. La vista contiene los atributos del trabajador relativos al cálculo y contabilización del salario, la configuración de los componentes complementarios como bonificaciones, impuestos al salario, descuentos, penalizaciones y la programación de la aplicación de las retenciones. También se hace la carga inicial de las vacaciones y se hacen consultas al submayor de vacaciones y al submayor de retenciones.

Ocupaciones y Cargos: Muestra la declaración de las Ocupaciones ó Cargos, contiene los parámetros que describen la forma y contenido del pago como el salario, el fondo de tiempo y la tarifa. Le asocia al puesto de trabajo el concepto de pago cuya esencia consiste en una caracterización de la lógica y los cálculos del salario y la forma de contabilizarlo. Comprende también la configuración de las condiciones laborales anormales como un complemento del puesto de trabajo.

DEFINICIONES...

Pagos Adicionales por tarifas: Son formas de pagos adicionales que se expresan en términos de una tarifa. Esta tarifa se refiere casi siempre al pago de una hora de trabajo, por ejemplo, horas de nocturnidad, horas de peligrosidad, etc. Los pagos adicionales por Tarifas se declaran de forma general en un codificador y se asocian luego al puesto de trabajo si tienen un carácter permanente. La tarifa y la categoría de Activa o No Activa se fijan en el momento en que se hace la asociación con el puesto de trabajo. Al incluir un pago de un trabajador, o de un lote de trabajadores en una nómina, se decide si se incluyen o no las condiciones anormales asociadas a su puesto de trabajo. La cantidad de horas o cualquier otro tipo de unidades a la cual se le aplica la tarifa debe darse directamente en la nómina a nivel de individuo.

Penalizaciones: Son deducciones al salario del trabajador que se definen en por cientos. Las Penalizaciones se declaran de forma general en un codificador y se asocian luego al trabajador si tienen un carácter permanente. Si tienen un carácter ocasional se vinculan directamente a la ocurrencia del trabajador en la nómina.

Impuestos Salariales: Son impuestos sobre el salario del trabajador que se definen en por cientos. 

Contribución Especial a la Seguridad Social se declaran de forma general en un codificador y se asocian luego al trabajador si tienen un carácter permanente. Si tienen un carácter ocasional se vinculan directamente a la ocurrencia del trabajador en la nómina.

Impuesto sobre ingresos personales se definen en el codificador de impuestos salariales, el valor del por ciento en el codificador se debe poner en cero, el valor a descontar se determina en el asistente según los rangos especificados. Se incorpora un nuevo atributo al impuesto (Tipo Calculo), se presentan dos alternativas (porciento único, porciento proporcional), se debe seleccionar para este atributo el segundo valor(porciento proporcional).

Impuestos Empresariales: Son impuestos sobre el salario que debe aportar la entidad al Presupuesto del Estado. En el sistema están concebidos como una generalización de la Contribución a la Seguridad Social y del Impuesto sobre la Fuerza de Trabajo. Los por cientos de aporte son configurables. También son configurables la cuenta que representa la obligación y la contabilización del gasto. En el caso que los aportes se representen como documentos en Finanzas el sistema toma de la Configuración General el concepto de contrapartida y la cuenta transitoria, aunque, si se desea estos parámetros se pueden sobrescribir y sustituirlos por otros.

Retenciones: Una retención es una parte del salario devengado del trabajador que no se le entrega con el pago y que se retiene con el propósito de liquidar obligaciones. Estas obligaciones pueden ser de muy diversa naturaleza y corresponder a diversos acreedores: pagos de vivienda, créditos bancarios, pensiones alimenticias, cuentas por cobrar al trabajador, etc. Las Retenciones se declaran de forma general en un codificador y se asocian luego al trabajador si tienen un carácter permanente. Si tienen un carácter ocasional se vinculan directamente a la ocurrencia del trabajador en la nómina. Para declarar nuevas retenciones o para actualizar las ya declaradas ir a Codificadores y activar la ventana de edición en la pestaña Retenciones.

Bonificaciones: Son formas de pagos adicionales que se expresan en términos de un por ciento o de un importe. Cuando se trata de un por ciento generalmente se aplica al salario devengado, aunque el Subsistema da otras alternativas. Son ejemplos de Bonificaciones los importes adicionales que se pagan por concepto de grados científicos como la Maestría y el Doctorado en Ciencias. Al incluir un pago de un trabajador, o de un lote de trabajadores en una nómina, se decide si se incluyen o no las bonificaciones asociadas. Por su naturaleza las bonificaciones no requieren de datos primarios: sencillamente se aplican o no en un pago.

Yohanlena Hartman Díaz 0 Comentarios
Copyright © 2024 YHD - Servicios Informáticos