¿Cuáles son los tipos de documentos que se pueden ejecutar en AFT?

Publicado24 de octubre de 2021

Actualizado24 de octubre de 2021

Los Documentos, por su afinidad, se agrupan en cuatro grupos:

Documentos de Altas:

1. Compras.

2. Altas por sobrantes.

3. Otras altas.

Documentos de Bajas:

1. Bajas de Activos Fijos.

2. Ventas de activos.

3. Bajas por faltantes.

4. Otras bajas.

Documentos de Proceso:

1. Carga Inicial.

2. Amortización.

3. Inventarios Físicos.

Documentos de Modificaciones:

1. Cambios de grupo de activos.

2. Cambio de valor de adquisición.

3. Cambio de reposición acumulada.

4. Traslados de áreas de responsabilidad.

5. Traslados de centros de costos

6. Traslados de áreas de responsabilidad y Centros de Costo.

7. Otras modificaciones a los activos.

Altas

En este tipo de documento se agrupan una serie de movimientos, los cuales pueden estar provocados por diversas causas, como pueden ser traspasos de otras empresas, traspasos de otras unidades contables, altas por reestructura organizativa, etc. En el encabezamiento del documento las cuentas de contrapartida del documento deben de ser cuentas configuradas en dependencia de lo que se esté realizando para su contabilización. La Barra de Herramientas para este tipo de documento es similar a la descrita en Estructura General. Con la excepción de que se le adiciona el botón, para facilitar y agilizar los traspasos entre las unidades contenidas en el VERSAT – Sarasola, de estar en este caso, (recibir un traspaso de otra unidad del VERSAT) se puede proceder de la siguiente forma.

1. Llenar el encabezamiento del documento.

2. Presionar el botón en la Barra de Herramientas

3. Se mostrará una vista donde se debe seleccionar la unidad que le envió el traspaso, así como el concepto por el cual lo hizo.

4. Buscar el documento al que pertenece el traspaso y dar doble clic sobre él o presionar el botón Aceptar de esta vista.

Los activos que forman parte del documento de traspaso de la unidad emisora pasarán a este documento íntegramente, solo excluyendo las propiedades referentes al área de responsabilidad, cuentas de gastos y centro de costo de los mismos. Se deben modificar estos medios y actualizar estas propiedades. De existir algún movimiento el botón se deshabilitará.

Bajas

Estos tipos de documentos llevan a gasto el valor residual del mismo agrupando los documentos de baja por obsolescencia técnica, por deterioro, etc. Su estructura es similar a la descrita en estructura de los documentos. Con la excepción de que para este tipo de documento, las cuentas de contrapartida del documento deben ser cuentas de inversión estatal para las bajas de activos de aquellas empresas que no son presupuestadas ni tienen capital propio, las cuales deben de aportar al presupuesto un por ciento del valor residual. Si las obligaciones de aporte al presupuesto se realizan desde este Subsistema, éstas se realizarán automáticamente en el momento en que se confirme el documento.

Modificaciones...

Modificación del grupo

Este tipo de documento pide el Número de Inventario del activo, también se muestra el grupo de activos al que pertenece y se muestra una lista para que se escoja el nuevo grupo. En este tipo de documento no se necesita cuenta de contrapartida, porque las cuentas están asignadas a cada grupo. Otra de las características de este tipo de documento que cambia respecto a los otros es que en el desglose, lo que aparece son las propiedades adicionales que tiene el activo respecto al grupo a que pertenece y se muestra para que se pongan los nuevos valores a las propiedades del nuevo grupo.

Modificación del valor

Aunque el valor de adquisición de un activo fijo no debe cambiar, pueden existir causas o factores que provoquen una modificación de este atributo de un activo (su valor). Para ello se creó este tipo de documento, que tiene en su encabezamiento la misma estructura general de los documentos, las cuentas de contrapartida del mismo, que deben ser cuentas configuradas en dependencia de lo que se esté realizando para su contabilización. En el desglose de los activos se solicita el número de inventario, se muestra el valor anterior y se permite capturar el nuevo valor. Es importante aclarar que el valor total del activo tiene que ser siempre mayor que cero.

Modificación de la reposición

Al igual que los cambios de valor, ocurren revalorizaciones de los activos y con este propósito se creó este tipo de documento, donde las cuentas de contrapartida del documento deben ser configuradas en dependencia de la operación que se esté realizando, para su contabilización. En el desglose de los activos se pide el número de inventario, se muestra la depreciación acumulada y se permite capturar la nueva depreciación con que se quedará el medio. Es importante aclarar que en este caso la depreciación acumulada del activo puede ser cero.

TRASLADOS...

Traslados de áreas de responsabilidad

Este tipo de documento se conoce como traslado interno y ocurre solo cuando se desea cambiarle el área a uno o varios activos. La estructura del documento es similar a todos, con la particularidad que este documento no requiere de cuentas de contrapartida por no generar operaciones contables en su confirmación. En el encabezamiento del documento se pide el área de responsabilidad origen y el área de responsabilidad destino, donde esta área destino el sistema valida que sea de último nivel, aunque el área origen puede o no ser de último nivel La Barra de Herramientas de este tipo de documento es. Donde:

Si se presiona el botón, muestra un diálogo “Seleccionar Activos” donde aparecerán los activos existentes en el área de responsabilidad origen, a continuación se procede a marcar los activos que desea cambiar de áreas.
Con el botón, eliminamos de los documentos los activos que no deseamos que estén.

Para agilizar la confección de este documento en el diálogo “Seleccionar Activos” se puede filtrar los activos por números de inventarios o descripción del activo, lo cual se realiza de la siguiente forma.

Para buscar por números de inventarios presionar el botón y a continuación escribir el número de inventario a localizar, y presionar el botón .
Para buscar por descripción de activo presionar el botón y a continuación escribir la descripción a localizar, y presionar el botón.

DEPRECIACIÓN...

Documento de depreciación.

El proceso de depreciación de los Activos Fijos de una empresa o entidad, es uno de los más importantes y complejos, por esa razón se creó un tipo de documento específico para ello.

El tratamiento de este proceso en el Subsistema, presenta las siguientes características:

Como base para el cálculo se toma la cantidad de días del ejercicio contable y los días a depreciar no son más que los días transcurridos entre la última depreciación y la fecha actual del sistema.
El cambio de periodo no está sujeto a la depreciación de los activos. A diferencia de otros sistemas de Activos Fijos, en éste no se cambia de periodo cuando se realiza la amortización.

Por lo que se puede hacer en cualquier momento y no necesariamente tiene que ser el último documento del periodo.

Como lograr este proceso o documento:

1. Una vez que se haya iniciado el procesamiento, se deben definir los por cientos de cada centro de costo a amortizar por periodos, en la opción de “ciclos de amortización” de la barra de menú Proceso, o presionando el botón de la Barra de Herramientas del Sistema. Este paso es imprescindible, sobre todo si se trata de una entidad que posea producciones o servicios cíclicos, pues este por ciento se tomará para la realización del cálculo.

2. Tener definido un concepto de documento del tipo “Amortización” en Codificadores/Conceptos

3. Efectuar el cálculo por la opción Amortizar de la barra de menú Proceso o presionando el botón de la Barra de Herramientas del Sistema.

Este documento se puede realizar diariamente o una sola vez por periodo, en dependencia de como esté declarado en la Configuración del sistema. Si está declarado “diario”, el Subsistema no controlará la realización del mismo en el periodo, esta opción es recomendada para las empresas que amortizan en un periodo dado o las que lo hacen diariamente. Si está configurado el primer o último día del periodo, el Subsistema chequeará que se realice y será de carácter obligatorio la ejecución del mismo en la fecha dada y se controlará por la opción de cambiar fecha de procesamiento del menú Sistema. Esta es la configuración más recomendable para todas las empresas que deprecian una vez en cada periodo. El documento mostrará de tres formas el desglose de la depreciación o reparación capital, si esta última también se incluyera, como ocurre en algunas entidades, las mismas son:

Desglose de activo: Es la depreciación y reparación capital del periodo por cada activo fijo.
Consolidado por área: Es el consolidado de la depreciación y reparación capital por áreas de responsabilidad.
Consolidado por centro de costos: Es el consolidado de la depreciación y reparación capital por centro de costo.

La información resultante del proceso anterior no podrá modificarse. Si se tiene configurado más de un método de amortización, en el documento se mostrará por separado el resultado de cada uno de ellos. Los que tengan el método por unidades de producción, deben capturar la producción real del mes para cada activo perteneciente a dicho método y posteriormente proceder a calcular la depreciación, presionando el botón de la Barra de Herramientas del documento. Si en la configuración del Subsistema está previsto que se aporta la depreciación al presupuesto del estado y éste está vinculado con el Subsistema de Finanzas, en el proceso de confirmación del documento de depreciación, se realizarán las obligaciones de finanzas. La contabilización de este tipo de documento está muy ligada a la configuración de la unidad o empresa.

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